Sette abitudini da evitare per diventare persone altamente produttive

Ci sono sempre tante cose da fare: lavorare, fare più esercizio, passare più tempo con gli amici e la famiglia, leggere più libri, ecc. Quindi, come fai ad inserire tutto questo in una giornata di 24 ore che è già occupata dal dormire e dal mangiare?

Mentre la maggior parte delle persone cerca di diventare più produttiva aggiungendo cose, in realtà la cosa migliore da fare è iniziare a togliere tutto ciò che ostacola la produttività. Se osservi le persone altamente produttive, anche se sono in settori diversi con flussi di lavoro diversi, vedrai che evitano sempre gli errori chiave che sabotano tutti gli altri.

1. Concentrarsi sui dettagli minori, piuttosto che sui risultati

“Per quanto bella sia la strategia, ogni tanto dovresti guardare i risultati” affermava Winston Churchill.

La produttività non riguarda la quantità di lavoro che puoi stipare in un’ora, quanto organizzato sia il tuo calendario, avere una casella di posta elettronica pari a zero, o avere le app mobili più innovative: riguarda il risultato che produci.

Se non stai aumentando i tuoi risultati nelle cose che contano, non stai aumentando la tua produttività. Stai solo facendo più lavoro in modo più efficiente. In definitiva, la migliore misura della produttività è quanto si crea.

Le persone altamente produttive consegnano il loro lavoro al mondo. Hanno il coraggio di far accadere le cose e agiscono nonostante le loro paure. Mentre è importante concentrarsi sul processo, non bisogna fare l’errore di trascurare i risultati.

Cos’è che vuoi ottenere? Assicurati che i tuoi risultati si stiano muovendo verso i tuoi obiettivi. Una volta che iniziate a concentrarvi sui vostri risultati, la vostra produttività salirà alle stelle.

2. Controllare i dispositivi la mattina presto

L’88% delle persone controlla il telefono entro la prima ora della giornata e il 55% controlla la posta elettronica prima ancora di andare al lavoro. Eppure è una delle cose peggiori che puoi fare per la concentrazione, la produttività e la motivazione. Consumare informazioni inutili come i social media, controllare la posta elettronica e rispondere ai messaggi per iniziare la giornata ti mette in uno stato di reazione: sei sommerso da fattori di stress e compiti urgenti prima ancora di avere la possibilità di lavorare sui tuoi obiettivi (o di metterti i pantaloni).

Sembra una sbirciatina innocente, ma dato che non sei al lavoro, non puoi ancora farci niente; rimarrà solo nella tua mente e ti impedirà di essere presente.

Invece, le persone altamente produttive fanno dei passi verso i loro obiettivi prima di lasciare che le richieste del giorno interferiscano. Concentrano il loro picco di energia mentale, emotiva e fisica del mattino sulle loro massime priorità, non controllando Instagram o guardando le notizie.

Per evitare queste distrazioni di prima mattina, lascia il tuo telefono in modalità aereo quando dormi. Imposta una modalità “Non disturbare” in modo da non ricevere notifiche per la prima ora del mattino. Costruisci il tuo ambiente ideale e romperai rapidamente l’abitudine.

Altro consiglio d’oro: la prima cosa che ciascuno dovrebbe fare la mattina presto è una mappa mentale della giornata in cui annotare tutte le cose importanti da fare e alla fine della giornata, fare una bella verifica.

3. Permettere distrazioni durante il lavoro

Che si tratti di email, messaggi o chiamate, cambiamo attività o veniamo interrotti ogni 3 minuti e 5 secondi. Tuttavia, non importa quanto duramente ci provi, se ti distrai così spesso, farai fatica a concentrarti perché siamo tutti terribili nel multitasking.

Poi, se il tuo spazio di lavoro è disordinato o disorganizzato, può influenzare negativamente la tua cognizione, lo stress e le emozioni. In effetti, il solo vedere il disordine danneggia le prestazioni mentali e la concentrazione.

Le persone altamente produttive, tuttavia, si proteggono dalle distrazioni e dalle notifiche costanti in modo da potersi concentrare sul loro compito. Inoltre, non lavorano in un ambiente sciatto e disordinato, e mantengono le cose (relativamente) pulite, organizzate e minimaliste.

Per aiutarvi, provate a mettere il vostro telefono in modalità aereo o a disattivare le notifiche e-mail mentre lavorate in modo da non essere bombardati. Chiudete tutte le schede, i browser e le applicazioni che non vi servono. Organizzate il vostro spazio di lavoro in modo che ci sia meno disordine. Non ascoltate podcast o stazioni radio mentre lavorate e mettete piuttosto la stessa canzone a ripetizione (che in realtà funziona per migliorare la tua concentrazione).

4. Lavorare fino allo sfinimento

Anche se ci sono volte in cui devi lavorare fino a tardi per finire un progetto, non è una ricetta a lungo termine per il successo. E se si lavora costantemente fino all’esaurimento, quelle ultime ore di lavoro probabilmente non saranno comunque buone.

Le persone altamente produttive non lavorano finché non c’è più niente nel serbatoio: si fermano molto prima di arrivare a quel punto. Ricorda: le tue capacità cognitive sono limitate – abbiamo solo circa tre ore di prestazioni mentali di punta ogni giorno. Applicate quelle ore d’oro alle cose che sono veramente importanti. Certo, puoi ancora lavorare dopo quelle tre ore, ma una volta che senti che le tue prestazioni stanno calando, è un buon punto per fermarsi. (Dopo tutto, hai bisogno di riposare e recuperare per essere in grado di eseguire bene il giorno successivo).

Inoltre, prenditi delle pause regolari durante il giorno per aiutarti a recuperare, rienergizzarti e rifocalizzarti per una migliore performance mentale: in questo modo, puoi lavorare in profondità più a lungo.

5. Lavorare senza priorità

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante” – Dwight D. Eisenhower.

Non tutto nella tua lista di cose da fare è ugualmente importante. Le persone altamente produttive concentrano la loro energia sui compiti più importanti, non solo su quelli urgenti, il che permette loro di ottenere il massimo risultato ogni giorno.

Prima di iniziare a lavorare, prova a classificare i tuoi compiti in ordine di importanza in modo da poter dedicare le tue ore migliori da ciò che ti darà più risultati. Non puoi fare tutto in una volta. Pensa sempre a cosa c’è sul tuo piatto, quali sono le priorità da una a tre, e cosa può aspettare e cosa, invece, no.

6. “Trovare” il tempo per fare le cose

Ecco un detto che ho scoperto essere vero come pochi altri: “Se vuoi che una cosa sia fatta, dalla a una persona impegnata”.

Se dai un compito a qualcuno che ha tutto il tempo del mondo, lotterà e procrastinerà. Ma se lo dai a qualcuno che è estremamente occupato, lo farà accadere.

Le persone altamente produttive non “trovano” casualmente il tempo per fare le cose che vogliono, ma si impegnano per trovarlo. Se è importante – per esempio, fare regolarmente esercizio fisico o passare del tempo con i propri figli – lo inseriscono nel loro programma e si assicurano che venga fatto. Sanno come organizzare e gestire il loro tempo in modo che tutte le loro priorità nel lavoro e nella vita vengano realizzate.

Quali sono le cose essenziali che spesso hai rimandato? Non “trovare” più il tempo, ma organizzati, invece. Se sono importanti per te, inseriscile nel tuo calendario e costruisci il tuo programma intorno ad esse.

7. Non riuscire a stabilire dei limiti

Vantarsi di lavorare 12 ore al giorno non è un segno di produttività: è un segno di scarse limitazioni. Molte persone si fanno carico di tutti i tipi di progetti che, alla fine, non sposteranno l’ago della bilancia nella loro vita. O quando le persone le invitano a fare qualcosa che non vogliono, si sentono obbligate, svuotandosi di tempo ed energia (e creando risentimento).

Ma le persone altamente produttive pongono dei limiti al loro tempo e non lasciano che le cose meno importanti tolgano spazio a ciò che è più importante. Non sono scortesi; semmai guadagnano rispetto per aver mostrato di concentrarsi sulle cose, le persone, le attività e altro che sono più importanti per loro.

Le persone altamente produttive sono anche molto protettive del loro flusso di lavoro. Per esempio, se sanno che le loro mattine sono migliori per il lavoro creativo, programmano le loro telefonate per il pomeriggio. Capiscono cosa li aiuta a raggiungere il loro lavoro migliore e cosa li trattiene.